Politica de confidențialitate

Ultima actualizare: 1 august 2026

1. Operatorul și datele de contact

Operatorul datelor cu caracter personal este CLEVERTOPO CFO S.R.L., înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J33/1215/2023, CUI RO48468007 („Operatorul”, „noi”). Operatorul administrează site-ul www.cartefunciaraonline.ro („Site-ul”) și furnizează servicii private de facilitare a solicitării unor documente cadastrale și de publicitate imobiliară.

Pentru întrebări și pentru exercitarea drepturilor privind datele personale ne puteți contacta la info@cartefunciaraonline.ro, cu mențiunea „Protecția datelor”. Dacă Operatorul desemnează un responsabil cu protecția datelor, datele acestuia vor fi publicate în această secțiune.

Prezenta Politică furnizează informațiile cerute de articolele 12-14 din Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”) și de legislația română aplicabilă, inclusiv Legea nr. 190/2018 și Legea nr. 506/2004.

2. Cui i se aplică Politica

Politica se aplică vizitatorilor Site-ului, clienților și potențialilor clienți, reprezentanților persoanelor juridice, persoanelor care ne contactează, beneficiarilor unei comenzi, precum și proprietarilor, coproprietarilor ori altor persoane ale căror date apar în informațiile și documentele necesare serviciului.

Atunci când un Client transmite date despre altă persoană, Clientul trebuie să aibă un temei legal pentru transmitere și, când este necesar, să îi comunice acesteia prezenta Politică. Această obligație a Clientului nu înlătură obligațiile proprii ale Operatorului potrivit articolului 14 GDPR.

3. Principiile aplicate

Prelucrăm datele în mod legal, echitabil și transparent, numai pentru scopuri determinate și legitime, într-un volum adecvat și relevant, menținându-le exacte, păstrându-le numai cât este necesar și protejându-le prin măsuri tehnice și organizatorice adecvate. Nu solicităm date care nu sunt necesare serviciului ales.

4. Categoriile de date prelucrate

• Date de identificare și contact: nume, prenume, telefon, e-mail, adresă poștală și, după caz, calitatea în care acționați.
• Date de facturare și profesionale: adresă de facturare; pentru persoane juridice, denumire, CUI, număr de înregistrare, datele și funcția reprezentantului; informațiile necesare facturii și raportărilor fiscale.
• Date despre imobil și solicitare: județ, UAT/localitate, adresă, număr de carte funciară, cadastral sau topografic, număr și an al titlului de proprietate, tipul documentului, regimul de livrare și informațiile suplimentare oferite de Client.
• Date despre proprietari și alte persoane din documente: nume, prenume, cote, drepturi, sarcini, adrese sau alți identificatori care apar în registre, cereri, titluri ori documentele emise de ANCPI/OCPI/BCPI. Unele documente pot conține CNP sau alte date cu risc ridicat; acestea sunt prelucrate numai dacă sunt necesare și permise de lege.
• Date despre comandă și comunicări: numărul comenzii, serviciul, suma, metoda și statusul plății, corespondența, reclamațiile, solicitările și istoricul operațional relevant.
• Date de plată: confirmarea plății, identificatorul tranzacției, suma și ultimele elemente tehnice furnizate de procesator. Datele complete ale cardului sunt introduse în interfața procesatorului și nu sunt stocate de Operator dacă fluxul funcționează astfel cum este configurat.
• Date tehnice și online: adresă IP, data și ora accesării, tipul dispozitivului și browserului, identificatori cookie, pagini și evenimente de navigare, sursa vizitei, jurnale de securitate și consimțământul pentru cookie-uri.
• Date din canale de comunicare externe: numărul de telefon, profilul și conținutul mesajelor atunci când ne contactați prin WhatsApp ori rețele sociale, în limitele setărilor și politicilor platformei utilizate.

Nu solicităm în mod obișnuit date privind sănătatea, opiniile politice, religia, biometria, orientarea sexuală sau condamnările penale. Vă rugăm să nu le transmiteți decât dacă sunt strict necesare, există un temei legal și v-am solicitat expres acest lucru.

4.1. Documentele justificative pentru serviciile din arhivă

Pentru anumite servicii din arhivă putem prelucra documente necesare pentru dovedirea calității ori interesului solicitantului, precum: copii ale cărților de identitate sau pașapoartelor; certificate de înregistrare fiscală; procuri și împuterniciri notariale; delegații ale persoanelor juridice; certificate de moștenitor; acte de stare civilă; acte de proprietate; hotărâri judecătorești; precum și alte înscrisuri cerute de autoritatea competentă.

Aceste documente pot conține, după caz: CNP ori alt număr național de identificare; seria și numărul actului; data și locul nașterii; domiciliul; cetățenia; fotografia și semnătura; date despre mandat și reprezentare; date despre rudenie, succesori, cote succesorale ori drepturi asupra imobilului; date fiscale și de identificare ale unei persoane juridice; precum și datele persoanelor menționate în înscrisuri, inclusiv proprietari, coproprietari, moștenitori, mandanți și reprezentanți.

Nu solicităm aceste documente pentru toate comenzile, ci numai atunci când procedura serviciului o impune. Aplicăm principiul reducerii la minimum a datelor și solicităm numai documentele, paginile și elementele necesare. Dacă un înscris conține accidental date sensibile ori date privind condamnări penale care nu sunt necesare, solicităm, când este posibil, o copie redactată corespunzător și limităm accesul sau ștergem elementele excesive.

5. Scopurile, temeiurile și datele utilizate

Scop	Temei juridic	Categorii principale
Preluarea și executarea comenzii; verificarea formală; solicitarea și livrarea documentului	Art. 6(1)(b) GDPR; măsuri precontractuale/contract	Identificare, contact, imobil, comandă, documente, comunicări
Transmiterea cererii și datelor către ANCPI/OCPI/BCPI; răspuns la solicitări ale autorităților	Art. 6(1)(b) și, după caz, 6(1)(c) GDPR	Date strict necesare cererii, calitate/interes, documente justificative
Plată, facturare, contabilitate, RO e-Factura și obligații fiscale, dacă sunt aplicabile	Art. 6(1)(b) și 6(1)(c) GDPR	Date de facturare, tranzacție și comandă
Asistență, reclamații, recuperarea creanțelor și apărarea drepturilor	Art. 6(1)(b), 6(1)(c) și 6(1)(f) GDPR	Comunicări, comandă, dovezi și date de contact
Securitatea Site-ului, prevenirea fraudelor, abuzurilor și incidentelor	Art. 6(1)(f) GDPR; pentru accesul pe dispozitiv, Legea 506/2004	IP, loguri, dispozitiv, tranzacție, comportament anormal
Analiză neesențială, măsurarea traficului și îmbunătățirea Site-ului	Consimțământ, art. 6(1)(a) GDPR și Legea 506/2004	Identificatori online, pagini, evenimente, sursa vizitei
Marketing direct, audiențe și măsurarea conversiilor, dacă sunt activate	Consimțământ sau excepția legală aplicabilă clienților existenți; drept de opoziție	E-mail/telefon, identificatori online, interacțiuni și conversii
Răspuns la cereri GDPR și demonstrarea conformității	Art. 6(1)(c) și 6(1)(f) GDPR	Identitate, cerere, verificări, răspuns, dovada consimțământului

Interesele legitime urmărite sunt securitatea și integritatea serviciilor, prevenirea fraudei, soluționarea reclamațiilor, constatarea și apărarea drepturilor și îmbunătățirea operațională bazată pe date strict necesare. Înaintea unei prelucrări bazate pe interes legitim, evaluăm necesitatea, impactul asupra persoanelor și garanțiile disponibile. Interesul legitim nu înlocuiește consimțământul cerut pentru accesarea ori stocarea informațiilor pe dispozitiv.

5.1. Scopurile și temeiurile aplicabile documentelor justificative

Prelucrăm documentele justificative pentru: verificarea calității de proprietar, moștenitor, mandatar sau reprezentant; pregătirea, transmiterea și susținerea solicitării în fața autorității; răspunsul la cereri de completare; livrarea serviciului; prevenirea fraudei și a accesului neautorizat; respectarea obligațiilor legale; soluționarea reclamațiilor și constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept.

Temeiul este, după caz: art. 6 alin. (1) lit. b GDPR, pentru demersurile necesare contractului cu persoana vizată; art. 6 alin. (1) lit. c GDPR, când o obligație legală impune prelucrarea; și art. 6 alin. (1) lit. f GDPR, pentru prevenirea fraudei, securitate și apărarea drepturilor, după evaluarea interesului legitim. Pentru datele persoanelor care nu sunt părți la contract folosim numai temeiul aplicabil situației concrete; simpla includere a datelor într-un document transmis de Client nu înlătură obligațiile Operatorului.

CNP-ul și celelalte numere naționale de identificare, inclusiv colectarea ori dezvăluirea documentelor care le conțin, sunt prelucrate numai într-una dintre situațiile art. 6 alin. (1) GDPR, conform art. 4 din Legea nr. 190/2018. Atunci când temeiul este interesul legitim, aplicăm garanțiile suplimentare prevăzute de lege și documentăm necesitatea, proporționalitatea, durata de stocare, accesul restricționat și măsurile de securitate.

Dacă un document conține în mod inevitabil categorii speciale de date, acestea sunt prelucrate numai dacă sunt strict necesare și există atât un temei din art. 6 GDPR, cât și o excepție aplicabilă din art. 9 alin. (2) GDPR. În lipsa acestor condiții, datele sunt mascate, returnate ori șterse, după caz.

6. Caracterul obligatoriu al datelor

Câmpurile marcate obligatoriu sunt necesare pentru încheierea sau executarea contractului ori pentru îndeplinirea unei obligații legale. Refuzul de a le furniza poate face imposibilă înregistrarea comenzii, identificarea imobilului, transmiterea cererii, facturarea sau livrarea rezultatului. Câmpurile opționale ne pot ajuta să soluționăm cererea, dar necompletarea lor nu afectează serviciul dacă informația nu devine necesară în cazul concret.

Clientul este responsabil pentru exactitatea datelor. Atunci când datele par greșite sau insuficiente, putem solicita clarificări înainte de transmiterea cererii.

Furnizarea documentelor justificative este obligatorie numai pentru serviciul și în măsura în care procedura autorității o cere. Dacă persoana refuză să furnizeze o dovadă necesară ori transmite o copie insuficientă, nu putem verifica îndreptățirea și putem suspenda, refuza sau închide solicitarea. Nu condiționăm însă serviciile care nu cer o asemenea dovadă de transmiterea unei copii a actului de identitate.

7. Sursele datelor

Colectăm date direct de la dumneavoastră prin formularele Site-ului, e-mail, telefon, WhatsApp, plăți și corespondență. Putem primi date și de la persoana care plasează comanda în numele dumneavoastră, de la reprezentantul ori angajatorul dumneavoastră, de la procesatorul de plăți, precum și din răspunsurile, registrele și documentele ANCPI/OCPI/BCPI sau din alte surse publice permise de lege.

Pentru persoanele ale căror date nu sunt colectate direct, categoriile, scopurile, temeiurile, destinatarii, perioadele și drepturile sunt cele descrise în această Politică. Vom furniza informarea prevăzută de articolul 14 GDPR în termenul și prin mijlocul aplicabil, cu excepția situațiilor în care persoana deține deja informațiile sau operează o excepție legală documentată.

Documentele pot proveni de la Client, mandant, reprezentant, notar, o altă persoană îndreptățită sau, după caz, de la ANCPI/OCPI/BCPI și alte autorități. Dacă primim date despre persoane care nu ni le-au furnizat direct, aplicăm art. 14 GDPR și le oferim informarea în termenul și prin modalitatea cerute de lege, cu excepția cazului în care o derogare legală este aplicabilă și documentată. Obligația Clientului de a transmite legal datele nu înlocuiește obligațiile proprii ale Operatorului.

8. Destinatari și rolurile acestora

Dezvăluim numai datele necesare și numai către destinatari care au nevoie legitimă de ele:

• ANCPI, OCPI și BCPI competente, precum și alte autorități implicate în soluționarea cererii; acestea prelucrează datele potrivit propriilor atribuții și reguli.
• Procesatorul de plăți Stripe, prin entitatea indicată în contractul și informarea de plată aplicabile; acesta poate acționa ca operator independent pentru prevenirea fraudei și obligațiile sale legale și ca persoană împuternicită pentru anumite servicii.
• Furnizori de hosting, mentenanță, securitate, e-mail, stocare, backup, suport, facturare și contabilitate, în calitate de persoane împuternicite sau operatori independenți, după natura serviciului.
• Furnizori de analiză, publicitate și gestionare a consimțământului, precum Google, Automattic/Jetpack și CookieScript, numai conform opțiunilor cookie și rolurilor descrise în Politica de cookie-uri.
• Bănci, procesatori, consultanți profesioniști, auditori, asigurători, avocați, executori sau instanțe, când este necesar pentru tranzacții, conformitate ori apărarea drepturilor.
• ANAF și sistemul RO e-Factura, organe de control, poliție, parchete și alte autorități, atunci când transmiterea este impusă ori permisă de lege.
• WhatsApp/Meta sau alte platforme alese de persoana vizată pentru comunicare, în condițiile politicilor proprii ale acelor platforme.

Nu vindem datele personale. Nu permitem unui furnizor să folosească datele în scopuri proprii incompatibile doar pentru că ne furnizează un serviciu.

Documentele justificative sunt accesibile numai personalului autorizat, autorității competente și furnizorilor tehnici ori consultanților care au nevoie de ele pentru scopurile declarate și sunt supuși obligațiilor corespunzătoare de confidențialitate și protecție. Nu comunicăm copiile actelor, procurile ori certificatele de moștenitor furnizorilor de publicitate și nu le folosim pentru marketing, profilare comercială sau antrenarea sistemelor de inteligență artificială.

9. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori internaționali pot accesa sau stoca date în țări din afara SEE. Transferurile se realizează numai dacă există o decizie de adecvare a Comisiei Europene, inclusiv Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor pentru organizațiile certificate, clauze contractuale standard împreună cu măsuri suplimentare ori o altă garanție prevăzută de articolele 44-49 GDPR.

Puteți solicita informații despre mecanismul aplicabil și, în limitele legii, o copie a garanțiilor, scriind la info@cartefunciaraonline.ro. Identitatea exactă a entității destinatare și mecanismul de transfer pot depinde de serviciul și configurația active la momentul prelucrării.

10. Perioadele de păstrare

Păstrăm datele numai cât este necesar pentru scop, obligații legale și apărarea drepturilor. La expirare, datele sunt șterse, anonimizate sau arhivate cu acces restricționat, după caz.

Categorie	Perioadă/criteriu	Justificare
Fișierele de lucru și copiile documentelor OCPI livrate	90 de zile de la finalizarea comenzii, dacă nu există reclamație, litigiu sau obligație contrară	Permite remedierea livrării; necesită confirmarea și configurarea ștergerii automate
Dosarul operațional al comenzii și corespondența relevantă	3 ani de la finalizare/încetare; mai mult dacă există litigiu, până la închiderea acestuia	Prescripția civilă uzuală și apărarea drepturilor
Facturi și documente financiar-contabile	5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar, sau termenul legal aplicabil	Legea contabilității nr. 82/1991, art. 25, astfel cum a fost modificată
Solicitări nefinalizate și corespondență fără comandă	Maximum 12 luni de la ultimul contact, dacă nu este necesară mai mult pentru o reclamație	Gestionarea solicitării și minimizarea datelor
Dovezi privind consimțământul/opoziția și preferințele	Cât timp este folosit consimțământul și încă 3 ani pentru demonstrarea conformității, sub rezerva prescripției aplicabile	Obligația de a demonstra consimțământul și respectarea opoziției
Loguri de securitate și antifraudă	De regulă 6-12 luni; mai mult numai pentru investigarea unui incident	Securitate, prevenirea și investigarea abuzurilor
Cookie-uri și identificatori online	Conform inventarului și alegerilor din Politica de cookie-uri	Duratele diferă pe furnizor și scop
Cereri privind drepturile GDPR	3 ani de la soluționare, sau mai mult dacă există procedură/ litigiu	Demonstrarea conformității și apărarea drepturilor

Termenele se pot prelungi dacă legea, o solicitare a autorității, un litigiu, o investigație sau suspendarea/întreruperea prescripției impune acest lucru. Datele care nu sunt necesare pentru evidența legală vor fi separate ori eliminate din documentele păstrate, dacă este fezabil.

Documentele justificative și copiile actelor de identitate se păstrează, ca regulă operațională, până la finalizarea solicitării și cel mult 90 de zile după livrarea rezultatului, apoi se șterg din spațiile de lucru și din sistemele active, dacă nu există o obligație legală, o reclamație, o investigație ori necesitatea dovedită de apărare a unui drept. Pentru o comandă refuzată, anulată ori abandonată înainte de transmiterea către autoritate, fișierele se șterg în cel mult 30 de zile de la închidere, cu excepția dovezilor minime necesare prevenirii fraudei sau apărării drepturilor.

Dacă apare un litigiu, o suspiciune documentată de fraudă sau o solicitare obligatorie a unei autorități, păstrăm numai documentele ori extrasele strict necesare până la încetarea motivului și expirarea termenelor legale aplicabile. Ștergerea din copiile de siguranță are loc conform ciclului tehnic documentat, cu blocarea utilizării curente până la suprascriere.

11. Cookie-uri, analiză și publicitate

Utilizarea cookie-urilor și a tehnologiilor similare este descrisă în Politica de cookie-uri. Cookie-urile neesențiale, Google Analytics, Google Ads și etichetele de marketing sunt activate numai potrivit opțiunilor exprimate în banner, în măsura în care consimțământul este cerut de lege. Vă puteți modifica opțiunile prin butonul „Setări cookie”.

Prelucrarea ulterioară a datelor obținute printr-un cookie are un temei GDPR distinct și este limitată la scopul comunicat. Refuzarea analizei ori publicității nu afectează funcțiile esențiale și plasarea comenzii.

12. Comunicări comerciale

Mesajele necesare comenzii, facturării, securității și suportului sunt comunicări contractuale, nu marketing. Comunicările comerciale prin e-mail, SMS sau alte canale sunt transmise numai în baza consimțământului ori a unei excepții legale aplicabile și includ o metodă simplă și gratuită de dezabonare.

Vă puteți opune în orice moment marketingului direct; după opoziție păstrăm minimum de date necesar într-o listă de suprimare pentru a evita contactarea ulterioară, fără a folosi acele date în alte scopuri.

13. Decizii automate și profilare

Nu adoptăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod similar semnificativ, în sensul articolului 22 GDPR. Instrumentele de analiză și publicitate pot grupa audiențe ori estima interese atunci când ați consimțit, însă acestea nu decid eligibilitatea pentru serviciu și nu produc astfel de efecte semnificative.

Măsurile automate antifraudă ale procesatorului de plăți pot conduce la verificări ori la refuzul unei tranzacții. Pentru informații sau contestarea unei plăți, contactați-ne și, după caz, procesatorul indicat în interfața de plată.

14. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri proporționale cu riscul, precum criptarea transportului prin HTTPS, controlul accesului pe roluri, autentificare, actualizări, copii de siguranță, limitarea descărcării și transmiterea securizată către furnizori. Accesul personalului și colaboratorilor este limitat la necesitatea profesională și supus confidențialității.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu este complet lipsită de risc. Evaluăm incidentele și notificăm ANSPDCP și persoanele afectate atunci când sunt îndeplinite condițiile articolelor 33 și 34 GDPR. Dacă suspectați un incident, contactați-ne imediat la info@cartefunciaraonline.ro.

Pentru documentele justificative aplicăm măsuri suplimentare: acces individual, acordat pe principiul necesității de a cunoaște; limitarea descărcărilor locale; separarea spațiilor de lucru; transmiterea controlată către autoritate; clauze de confidențialitate; instruirea personalului; precum și ștergere la expirarea termenului.

Vă rugăm să încărcați numai documentele și paginile solicitate și să evitați trimiterea copiilor actelor prin linkuri publice, conturi partajate ori canale nesolicitate. Ne puteți cere înainte de transmitere să confirmăm dacă anumite câmpuri fără relevanță pot fi mascate.

15. Drepturile persoanelor vizate

• Dreptul de acces la date și la informații privind prelucrarea, precum și dreptul de a primi o copie.
• Dreptul la rectificarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.
• Dreptul la ștergere, atunci când condițiile legale sunt îndeplinite; dreptul nu prevalează asupra obligațiilor legale de păstrare ori apărării drepturilor.
• Dreptul la restricționarea prelucrării în situațiile prevăzute de GDPR.
• Dreptul la portabilitate pentru datele furnizate, prelucrate automat pe baza consimțământului sau contractului.
• Dreptul de opoziție, din motive legate de situația particulară, la prelucrările bazate pe interes legitim; pentru marketing direct opoziția este necondiționată.
• Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate cu efect juridic sau similar semnificativ, în condițiile articolului 22 GDPR.
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP și dreptul la o cale de atac judiciară.

Drepturile de mai sus aparțin și persoanelor menționate în documentele justificative, chiar dacă înscrisurile au fost transmise de Client. La soluționarea unei cereri putem solicita informații proporționale pentru verificarea identității; nu cerem automat o copie integrală a actului de identitate dacă verificarea se poate realiza prin mijloace mai puțin intruzive.

16. Cum exercitați drepturile

Trimiteți cererea la info@cartefunciaraonline.ro sau la sediul social, descriind dreptul exercitat și datele care permit identificarea comenzii sau prelucrării. Nu este obligatorie folosirea unui formular. Pentru protecția datelor, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității; nu vom cere mai multe date decât este necesar.

Răspundem fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni, ținând seama de complexitate și număr; vă vom informa despre prelungire și motive în prima lună. Cererile sunt gratuite, cu excepția celor vădit nefondate sau excesive, în condițiile articolului 12(5) GDPR.

Dacă nu dăm curs cererii, vă comunicăm motivele și posibilitatea de a depune plângere și de a introduce o cale de atac. Pentru plângeri vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, B-dul General Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, www.dataprotection.ro, ori autorității competente de la reședința sau locul de muncă din UE.

17. Datele minorilor

Serviciile nu sunt destinate în mod specific minorilor. O persoană care plasează o comandă trebuie să aibă capacitatea juridică necesară sau să acționeze prin reprezentant. Dacă aflăm că am colectat nejustificat datele unui minor, le vom șterge sau vom lua măsurile necesare pentru stabilirea unui temei valabil.

18. Linkuri și platforme terțe

Site-ul poate conține linkuri către ANCPI/OCPI, WhatsApp, Facebook, procesatori de plată sau alte platforme. Când părăsiți Site-ul ori folosiți direct serviciul unui terț, prelucrarea realizată de acel terț este guvernată de propria informare. Vă recomandăm să o consultați înainte de a transmite date.

19. Modificarea Politicii

Actualizăm Politica atunci când se schimbă scopurile, tehnologiile, destinatarii, termenele sau legea. Versiunea și data sunt afișate la început. Dacă modificarea este materială, vom folosi o informare adecvată și vom solicita un nou consimțământ atunci când temeiul juridic o impune. Versiunile anterioare pot fi solicitate la adresa de contact.